Comment communiquer sur un évènement ?

Pour qu'un évènement soit une réussite, sa communication doit être étudiée et pensée bien en amont, nous allons aborder ici les points clés pour savoir comment communiquer sur un évènement.

​Que cela soit un évènement sportif, un évènement culturel ou une rencontre d'entrepreneurs, il y a plusieurs étapes clés dans la communication évènementielle à ne pas manquer pour être sûr de le mettre en avant auprès des bonnes personnes.

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Les conseils qui suivent sont tirés de notre expérience vécue à l'occasion de différents évènements pour lesquels nous avons travaillé ; nous avons développé une prestation dédiée à la communication événementielle à retrouver en détail par ici !

1. Communiquer en amont de son évènement

Avant de parler communication, il est essentiel de définir l'objectif de votre évènement, à qui il doit s’adresser et quels sont les principaux messages vous souhaitez faire passer. Pour cela nous vous conseillons de suivre les grandes étapes de travail proposés par Weezevent, une plateforme de billetterie en ligne avec qui nous avons déjà travaillé.

Toute la communication de votre évènement devra s'articuler autour de ces trois axes : “objectif / message / cible” pour définir une stratégie de communication évènementielle pertinente et y associer ensuite les outils nécessaires comme :
♦︎ La création d’une identité visuelle dédiée à l'événement : pertinente surtout si l’évènement est amené à se reproduire ou si vous souhaitez y associer une image forte et précise
♦︎ Un dossier de presse : idéal pour attirer des partenaires privés à votre évènement, mais aussi pour envoyer aux médias (journaux, radio…) qui sont souvent preneurs d’actualités événementielles locales 

Sur l'aspect print

︎♦︎ Créer l'affiche de votre événement, un flyer, le programme complet :  en fonction de l’ampleur de votre événement, des supports de communication papier seront essentiels pour transmettre les bonnes informations au bon moment. En plus de leur finalité “informative”, ils seront aussi vecteur de l’image que vous souhaitez donner à votre évènement.

Sur l'aspect digital

♦︎ Un site internet dédié à l’évènement : il peut avoir un double intérêt, permettre la mise en place d’une billetterie en ligne, donner de la visibilité à vos partenaires en avant le jour J et permettre à votre évènement de durer dans le temps avec une galerie photos / vidéos, un espace dédié aux avis / retours d’expérience… une fois qu’il sera terminé
♦︎ Une billetterie en ligne : un outil indispensable aujourd’hui si votre événement est payant. 
♦︎ La création ou la gestion des réseaux sociaux dédiés à l'évènement : ils sont aujourd’hui le meilleur canal de diffusion pour votre événement. 
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Nous vous conseillons donc vivement d’avoir un compte instagram et/ou une page facebook dédiée à votre événement. En fonction de votre cible, d’autres plateformes comme Tik Tok peuvent également être pertinentes, l’essentiel est de choisir le bon canal où vous pourrez vous adresser à la plus grande partie de votre cible. ​

2. Pendant un évènement

Les réseaux sociaux nous permettent aujourd'hui de pouvoir faire vivre un événement en ligne, permettant de susciter l'intérêt chez les utilisateurs mais aussi de travailler la notoriété de l'événement en direct.

Le format story reste le plus pertinent pour faire vivre un événement en live, il permet de diffuser un maximum de contenu sans pour autant demander un grand travail rédactionnel. L’utilisation des outils de programmation sur les réseaux sociaux sont de bons alliés dans votre communication événementielle en particulier si votre événement dure plusieurs jours. Ils vous permettront de programmer des publications ciblées (par exemple le programme de la journée, les partenaires à mettre en avant…) et de vous concentrer sur l’instant T.
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Dédié une personne à ce poste pendant votre évènement vous assure une couverture maximale et un trafic puissant sur vos réseaux sociaux. Cela permettra également de répondre rapidement aux interrogations des utilisateurs et de créer un engouement pour les personnes présentes. ​

3. Communiquer après son évènement

​La communication post évènement a toute son importance surtout si celui-ci est amené à se reproduire dans le temps. 
Retour d'expérience, remerciements, souvenirs, il existe plusieurs axes de communication pour mettre en avant un évènement terminé et continuer à travailler sa notoriété. 

La communication d’un évènement est un sujet à prendre au serieux et représente l’un des postes budgétaires les plus importants dans l’organisation événementielle. Depuis plusieurs années, nous accompagnons des associations, municipalités ou entreprises privées pour la communication de leurs événements. 
Du 12 au 14 Avril, nous serons sur le Festival Maritime Escale à Port-Vendres pour lequel nous avons en charge la création graphique (affiche, programme) ainsi que la communication digitale (site internet, réseaux-sociaux), à découvrir par ici !